Les clés d’une réunion professionnelle réussie

réunion réussie

Pour atteindre les objectifs de votre réunion, il est conseillé de respecter quelques règles. Ces bonnes pratiques sont à mettre en place avant, pendant et après la réunion.

Comment réussir sa réunion professionnelle ?

 

Définir la fréquence de vos réunions

Pour une bonne transmission d’informations, les réunions professionnelles sont aspect capital de votre communication interne. Il est donc important que ces rendez-vous soient planifiés en fonction des besoins de votre activité. Toutefois prenez garde à la réunionite aigüe. Sachez doser vos réunions à bon escient.

 

Trouver le moment et le lieu

Pour une réunion réussie, il est important de savoir choisir le bon moment. Prenez en compte les disponibilités de vos équipes en fonction de leur planning mais aussi en fonction de leur disponibilité d’écoute. Il est reconnu que nos des pics d’attention se situent vers 10h30 et vers 15h. Autant que possible, privilégiez ces horaires.

Pour le lieu, l’espace doit être agréable et propice au travail. Coworking by Adezio est le lieu idéal ! Nous pouvons vous proposer différents agencements, les salles étant préparées et personnalisées à l’avance selon vos besoins par nos équipes. Toutes nos salles sont équipées d’une connexion Haut Débit par la Fibre, d’un vidéoprojecteur ou d’un grand écran.

 

Sélectionner les participants

Pour que votre réunion soit une réussite elle doit avoir un objectif clairement défini. Et vous ne devez sélectionner que des participants qui ont un intérêt direct avec le sujet de la réunion.

 

Communiquer en amont

Une réunion, ça se prépare en équipe. Pour cela, il est important d’informer, en amont et par mail, les participants de la trame générale de la réunion à venir (thème, ordre du jour, objectifs…). Demandez-leur également d’apporter, si besoin, de l’information ou des documents, de réfléchir à des bonnes pratiques dans le but de les présenter le jour J ou encore de lister un certain nombre de questions sur la problématique à l’ordre du jour.

 

Préparer la réunion dans les moindres détails

Lors de la préparation d’une réunion il y a plusieurs phases :

  • Définir l’objectif de la réunion
  • Sélectionner les participants
  • Définir le plan (organisez le déroulement des échanges et des communications)
  • Planifier la réunion (s’assurer de la disponibilité de tous les participants pour le choix de la date)
  • Choisir le lieu
  • Préparer les documents de travail et les autres points matériels

Tout au long de la préparation il faut avoir en tête l’objectif final de la réunion et se poser la question : « vers quoi la réunion doit-elle aboutir ? »

 

Favoriser la prise de parole et l’écoute

L’animation de réunion ne s’improvise pas. En effet, c’est un exercice qui demande de maitriser les débats pour ne pas s’éloigner du sujet du jour tout en favorisant la prise de parole. Il doit alterner présentations et échanges. L’animateur de la réunion doit s’assurer que tous les collaborateurs présents sont de véritables acteurs de la réunion.

 

Définir un plan d’action et élaborer un compte rendu

Il est important de conclure la réunion comme il se doit. Pour cela vous devez rappeler les objectifs, les points qui ont été vus et ceux qui n’ont éventuellement pas été traités faute de temps, de lister les idées évoquées, les actions concrètes qui en découlent et d’attribuer les tâches (et leur suivi) en vue de la prochaine réunion. Un compte rendu de réunion doit également être envoyé par mail à tous les participants et aux collaborateurs non présents mais concernés indirectement, et ce dans les plus brefs délais.

 

Enfin que vous cherchiez une salle de réunion ou un bureau à partager, Coworking by Adezio est là pour vous !

Pour répondre au mieux à vos besoins, Coworking by Adezio vous propose des espaces partagés à louer à la demi-journée, à la journée ou au mois, des bureaux privatifs, des salles de réunion mais également de la domiciliation d’entreprise !

N’attendez plus ! Rejoignez-nous !

L’Equipe de Coworking By Adezio

 

 

Source : http://www.actionco.fr/Action-Commerciale/Article/7-conseils-pour-reussir-vos-reunions-d-equipes-28306-1.htm#3SbVWSLAwVHh4C5G.97

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